內部審計實務指南第4號——高校內部審計

　　第四十五條 設備管理內部控制審計的內容主要有：

　　(一)設備管理的控制環境

　　1、單位是否有明確的設備建設發展規劃或目標，并有具體可行的操作計劃;

　　2、設備管理制度建設是否健全，是否根據情況變化及時進行修改;

　　3、是否針對不同的設備管理業務活動制定了完整的業務流程，并為校內各單位所熟知;

　　4、設備管理部門職責是否明確，與單位其他部門之間的職責劃分是否合理;

　　5、設備管理內部崗位設置是否合理，是否配備具有一定專業技術的合格人員，崗位職責是否明確;

　　6、人員招聘是否履行相關程序，對員工是否定期進行培訓，及時更新和拓展知識結構，提高其設備管理能力;

　　7、是否定期對設備管理情況進行考核，并將考核結果進行公布，是否對使用和管理情況制定合理的獎懲制度;

　　8、是否制定從業人員的職業道德規范，職業道德規范內容是否明確、切實可行，并是否得到有效執行。

　　(二)設備管理的風險管理

　　1、風險管理目標是否明確并切實可行;

　　2、是否建立識別設備管理風險的適當機制;

　　3、是否有適當層次的管理部門建立設備管理風險的評估機制;對設備管理風險的評估是否全面;是否對人事、控制程序等變化設立反應機制;

　　4、是否及時進行風險管理;是否建立設備管理風險的控制機制，包括風險管理的預警機制、監控機制、應急措施等，比如是否對重大設備進行投保、是否建立設備丟失損壞賠償辦法，對責任事故追求責任、是否制定合理的賠償制度等; 各項風險管理機制是否有效。

　　(三)設備管理的控制活動

　　1、取得與驗收

　　(1)學校是否設立專門的設備管理部門進行設備管理，是否建立設備申請、審批、購置、驗收、使用、保養、維修等管理制度，是否明確各部門和個人的職責權限;

　　(2)學校是否根據教育事業和學科的發展規劃，制定設備的購置方案;

　　(3)國內購置設備時是否通過相應的審批程序，其中大型儀器設備的采購是否進行可行性論證報告，是否組織相關學科專家和有關人員進行論證，并報相關負責人或部門審批或評審;是否合理選擇供應商，對符合招標范圍的儀器設備采購是否按規定程序進行招、投標采購;

　　(4)國外購置設備時是否按照金額進行分級論證;是否按規定進行招標采購等競爭性談判采購;是否按國家規定，通過國家有關審批部門的進口批準;對帶有放射性源的設備是否到學校環境保護部門辦理相關手續，并經主管部門批準后辦理進口審批手續;外貿合同是否經學校規定的有效部門委托合法的對外貿易經營權法人或組織簽訂;采購免稅的科教用品是否按規定進行免稅申報;屬國家法定檢驗范圍內的科教用品，是否按國家有關規定報國家商品檢驗檢疫機構報驗;

　　(5)根據不同專項資金(“211”工程和“985”工程等)購置設備時，是否嚴格執行相應的專項資金設備購置管理辦法;

　　(6)接受贈送的儀器是否有正式書面的贈送函，捐贈設備的接收流程是否明確，是否經學校有關部門和領導審核批準，是否及時建賬、建卡;

　　(7)其他方式取得的設備(自建、調撥等)是否及時建賬、建卡，是否及時辦理相關手續;

　　(8)設備驗收時是否成立驗收小組，小組的組成人員是否合理，是否根據采購合同進行驗收，如屬于技術性很強的設備進行驗收，驗收小組成員中是否包括技術專家;

　　(9)學校采購儀器設備是否在索賠期完成驗收工作，不合格的是否及時提出索賠報告或退貨處理;

　　(10)驗收結束后是否出具驗收結果報告，驗收小組成員是否在結果報告上的簽名，結果報告是否與采購發票一起作為財務人員處理的依據;

　　(11)驗收結束后是否及時做好文件歸檔，是否將驗收資料交設備數據庫管理人員及時更新設備管理數據庫，是否及時建卡、入賬;放射性源的儀器設備是否將相關資料向學校環境保護辦公室備案。

　　2、日常管理

　　(1)是否對設備的記錄、保管、維修、調撥等日常管理根據不同類設備制訂管理制度;各部門是否有專門人員負責設備的日常管理;學校設備管理部門是否對設備日常管理起督促作用，是否在權限范圍內進行日常管理;

　　(2)是否制訂設備責任追究制度，事故原因是否及時查明并分清責任后進行處理，事故結果報告是否上報適當管理層;

　　(3)是否建立設備使用登記制度，是否根據使用登記資料提供年度設備使用情況報告，對利用率低的設備是否進行了原因分析，并提出了切實可行的改進措施;

　　(4)是否制訂大型設備開放測試管理辦法，開放測試的設備范圍是否經過審批，是否采取措施保證開放測試的設備處于最佳使用狀態;

　　(5)設備對外開放服務是否按學校規定統一收費;

　　(6)是否存在閑置浪費、公物私化、私自轉讓、丟棄等行為;設備拆改或分解使用，是否經過有關程序審批;

　　(7)離退休的教學、科研人員，因科研項目仍需繼續使用儀器設備的，是否經過相應審批程序批準;

　　(8)免稅進口的設備，是否在海關監管期內存在挪作它用、轉移監管地點、擅自轉讓等違規行為;

　　(9)是否制訂設備盤點制度，是否定期或不定期對單位設備進行盤點，盤點小組的組成人員是否合理，是否有明確的盤點計劃和盤點程序，盤點結束是否提供盤點報告，盤點報告是否送達給適當的管理層，對盤盈盤虧是否分清責任并及時進行處理;

　　(10)設備借用(校內、外)是否經相關部門的批準，并辦理借用手續;其中免稅進口的儀器設備借用，是否向海關辦理相關手續;借出的儀器設備如出現損壞、遺失等問題，是否按規定獲得賠償;借出后設備管理數據庫是否及時更新;

　　(11)設備調撥(校內、外)是否按規定經相關部門或負責人批準后辦理調撥手續，調撥手續是否完善合規，校內各單位的調撥是否及時辦理過戶手續，向校外調撥設備是否經過設備管理部門批準;免稅進口儀器設備的對外調撥，是否經設備管理部門批準后并向海關申請監管變更或辦理補交稅款等手續。校內、外設備的有價調撥是否及時辦理財務手續，數據庫數據是否及時更新;

　　(12)對多余或積壓的儀器設備是否按程序及時進行處理;

　　(13)是否制訂設備維護保養制度，防止因各種自然和人為的因素而遭受損失，以延長其使用壽命;是否按照國家技術監督局有關規定，定期對儀器設備的性能、指標進行校檢和標定，對精度和性能降低的設備是否及時進行修復;

　　(14)對于需維修的設備是否及時進行維修，是否存在處于保修期的設備故意拖延至保修期外進行維修;

　　(15)設備在維修前損壞原因是否查明，是否已追究相關人員責任;

　　(16)維修單位是否具有相關資質，是否存在選擇不具有維修資質的單位進行維修，無法完成維修任務情況。

　　3、處置

　　(1)對技術落后、損壞、無零配件或維修費過高等原因需降檔或報廢的儀器設備，是否及時做降檔或報廢處理;

　　(2)設備報損、報廢是否按照金額、類別的不同制定相應制度，是否經過審批程序，即由設備所屬單位提交報廢申請，學校設備管理部門組織有關專家審議，提出技術鑒定報告和意見，其中重大設備的處置是否報上級領導審批;審批程序是否存在越權現象;是否有單位或個人自行處置設備;

　　(3)報廢的儀器設備如系帶有放射性同位素的含源裝置或射線裝置，是否到環境保護辦公室及輻射防護辦公室辦理相關手續;免稅進口儀器設備在報廢前是否辦理撤除海關監管手續;

　　(4)大批設備的處置是否采用招投標等競爭性談判方式進行處理。

　　4、設備經費管理

　　(1)設備修理經費是否實行預算制度，對實際支出與預算之間有差異或未列入預算的特殊項目，是否采用特別的審批手續;

　　(2)修理經費是否存在長期未執行情況，修理經費的預算制訂是否合理;

　　(3)修理經費的使用是否經過審批，是否存在處于保修期的設備故意拖延至保修期外進行維修，以支付修理現象;

　　(4)開放測試項目是否按已審批的標準進行足額收費，收取的費用是否全部納入單位統一核算與管理，減免收費是否報經相關部門審批;

　　(5)設備進行處置時，處置人、收款人與開票人員是否分離，處置收入是否全部納入單位進行統一核算與管理;

　　(6)因賠償獲取的經費是否用于補償儀器設備損壞、遺失，是否納入賬內統一核算。

　　(7)報廢儀器設備收回的殘值，是否返回規定部門，是否納入學校年度設備經費

　　(四)設備管理的信息與溝通

　　1、重大決策是否形成會議記錄，會議記錄是否完整;

　　2、各項制度及簽訂的各項協議是否裝訂成冊，是否根據情況變化及時進行修訂;

　　3、是否建立設備管理信息系統，系統數據錄入是否真實、完整;是否建立技術檔案，登記設備使用、維修等情況;

　　4、是否定期或不定期對系統資料(如設備的種類、數量、金額、分布及使用狀況)進行檢查、分析、研究和匯總，是否按有關規定如期、準確上報各類統計數據，并對反饋意見及時進行處理，是否按照有關規定和程序進行信息公開;

　　5、系統數據是否及時更新，更新是否有相關資料進行支持，數據的接觸與修改是否經過適當授權與批準，是否定期與財務部門的記錄進行核對。

　　(五)設備管理的監督

　　1、設備管理部門和各部門對設備的使用情況是否定期進行自我評估、自我調整;評估的內容是否全面、充分并突出重點，評估的目標是否著眼于內容控制體系的健全、有效;

　　2、是否根據評估結果對相關內容加以改進，并對改進的內容進一步評估，在評估的基礎上進一步改進，形成一種良性循環機制;

　　3、設備管理部門是否定期或不定期對各單位房地產管理情況進行檢查、評估、考核;

　　4、各部門是否對設備管理部門、財務部門等部門的檢查處理意見及時落實到位。

　　第四十六條 設備管理內部控制審計主要采用觀察作業現場、詢問相關人員、審閱設備檔案、審查設備經費收支會計資料、研究分析設備管理制度、對設備管理流程進行穿行測試等方法對內部控制進行了解和測試。

　　第四十七條 通過對設備管理內部控制的了解、記錄和對設備管理內部控制的多項測試后，審計人員應在審計報告中對設備管理內部控制設計的健全性和是否有效運行作出評價，說明內部控制薄弱環節及風險因素，并提出改進措施。

　　第八節 物資采購管理內部控制審計

　　第四十八條 物資采購內部控制審計是指內部審計機構為保證本單位物資采購信息的可靠透明、資金的安全完整、物資采購資源得到合理有效配置、降低單位物資采購風險、保證遵守物資采購活動相關法律法規，而對單位物資采購內部控制體系的健全性和有效性進行的分析、測試和評價活動。物資采購包括設備采購、圖書采購、藥品采購等大宗物資采購，但不包括對建設工程等服務采購。

　　第四十九條 物資采購內部控制審計應獲取的資料主要有：

　　(一)物資采購管理機構及相關單位的部門職責、崗位職責及工作手冊;

　　(二)各類物資采購管理法律法規及相關制度文件;

　　(三)物資采購申請表、物資采購招標文件、大型設備采購論證文件;

　　(四)物資采購經費收支報表、會計賬簿及會計憑證等會計資料;

　　(五)物資采購合同;

　　(六)其他有關資料。

　　第五十條 物資采購內部控制審計的內容主要有：

　　(一)物資采購的控制環境

　　1、管理部門是否建立物資采購管理制度，是否根據情況變化及時進行修改;

　　2、物資采購管理部門職責是否明確，與單位其他部門之間的職責劃分是否合理;

　　3、物資采購內部崗位設置是否合理，是否對關鍵崗位進行分工，崗位職責是否明確;

　　4、是否針對不同的物資采購活動制定了完整的業務流程，并為單位員工所熟知;

　　5、人員招聘是否履行相關程序，是否定期組織員工培訓，提高其道德素質和專業能力，是否對員工進行定期考核，是否制定明確的獎罰制度;

　　6、是否制定從業人員的職業道德規范，職業道德規范內容是否明確、切實可行，并是否得到有效執行。

　　(二)物資采購的風險管理

　　1、風險管理目標是否明確并切實可行;

　　2、是否建立識別物質采購管理風險的適當機制;

　　3、是否有適當層次的管理部門建立物質采購管理風險的評估機制;對物質采購管理風險的評估是否全面;是否對人事、控制程序等變化設立反應機制;

　　4、是否及時進行風險管理;是否建立物質采購管理風險的控制機制，包括風險管理的預警機制、監控機制、應急措施等，比如是否對重大設備進行投保、是否建立設備丟失損壞賠償辦法，對責任事故;各項風險管理機制是否有效。

　　5、風險管理機制是否包括對物質采購流程的監控，比如是否審核供應商資質，是否評估供應商信譽、資質和財務狀況，是否對供應商生產產品進行質量檢驗，是否檢查采購人員素質，是否對采購活動流程設計監督機制，是否對采購物質進行驗收，驗收單的價格和數量是否與采購單一致，付款手續是否健全;

　　6、是否設計應急計劃回避、降低、防范物資積壓和短缺等情況;是否設立了備選供貨商團隊。

　　(三)物資采購的控制活動

　　1、物資采購計劃

　　(1)采購計劃的編制是否符合單位需求，采購申請所要求的技術指標是否明確，是否有采購經費予以保障;采購申請表是否有庫管人員的簽字，是否已考慮到單位實際庫存量狀況;

　　(2)各部門負責人是否按職責分工和授權范圍對提交的采購申請進行分類初審，對口把關;

　　(3)對不符合規定的采購申請，有無要求請購部門或人員調整采購內容或拒絕批準其采購申請;對于緊急采購情況，是否在規定日期內補辦相關手續;

　　(4)對于重要的和技術性較強的物資采購，是否組織專家進行論證，實行集體決策和審批;

　　(5)大型儀器設備采購計劃中所要求的配套設施是否符合設備需要，并已準備到位;

　　(6)采購計劃所列的價格和物質數量是否合理;

　　(7)是否按要求進行招標采購，招標過程是否公平、公開、公正;是否建立供應商評價小組，小組人員組成是否合理，是否經集體決策擇選供貨商名單;是否定期調查和復核供貨商名單。

　　2、物質采購申報價格

　　(1)是否按照規定程序進行價格申報，是否根據不同的物資采購方式確定申報價;申報價是否高估虛報;申報價格是否經過合理程序進程核定;

　　(2)申報單中所列物資品種是否在采購計劃范圍內，是否列入采購預算;是否存在隨意壓價而忽視物資質量的現象。

　　3、物資采購合同

　　(1)供貨商是否具有簽約資格;

　　(2)合同的簽訂程序是否合規，市場調查階段是否按“貨比三家”的原則進行市場調查，是否取得供貨商完整的檔案資料以確認供貨商的信譽和履約能力，參予業務談判的代表的業務能力和技術水平是否具備，是否由兩人以上參與談判，合同變更、解除或終止的理由是否充分，是否簽署了書面變更協議并履行了審批手續，對于已發現的將嚴重損害組織利益的已簽署合同，是否及時采取了糾正措施;

　　(3)合同內容是否得到全面、嚴格的履行，有無合同違約，如對方違約，是否及時組織索賠，如本單位違約，是否追究相關人員的責任;

　　(4)有無專門合同管理機構，合同的歸檔和保管是否完整，是否包括采購合同正本、合同補充協議、技術協議、采購訂單、合同評審表及其他合同附件。

　　4、物資采購計劃執行

　　(1)是否按采購計劃、采購申請單確定的采購方式和供貨商進行采購;對基建工程和設備、教材、圖書等大宗物資的采購，是否按規定實行政府采購或公開招標;

　　(2)是否設置有獨立的部門或人員進行采購驗收，是否制定適當措施防止采購人員、質檢人員與保管人員串通舞弊;是否存在驗收不嚴造成以好充次等現象;驗收是否根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行;驗收是否簽署順序編號的驗收報告;

　　(3)是否嚴格按照合同規定進行驗收，超過采購合同的進貨數量和提前到貨的采購是否經過適當批準;逾期未交貨者，有無按合同規定給予罰款或沒收違約金;短缺物資和不符合質量要求的物資是否根據不同情況及時組織索賠;

　　(4)審查發票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的價格是否與價格申報單、采購計劃、采購合同一致，價格的變動是否經過核準;運費是否符合確定的價格標準;

　　(5)是否在物資采購申請單、驗收單、供貨商發票等核對無誤的基礎上出具付款申請單，財會部門是否是對所有單據進一步審核后編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬，確認負債;

　　(6)付款是否符合資金結算制度的要求;付款是否在會計人員審核的基礎上，經過授權人審批;是否按確定的付款方式付給指定的收款人;核實付款金額和收款人是否正確;有無使用空白支票;已付貨款是否在發票上加蓋“付訖”戳記等;

　　(7)預付賬款是否經過申請、審批;收到采購物資后，是否根據供應商發票及時沖減預付賬款;是否與供貨商定期對賬;

　　(8)是否定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發票未到情況匯總表;是否每月計算主要業績指標據以監控應付賬款狀況;采用分析性復核方法，通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關比率和相關費用賬戶金額，確定應付賬款有無異常變動。

　　5、物資采購經費管理

　　(1)專項采購經費是否實行專項管理，有無挪用;

　　(2)有無長期未使用的采購經費，采購經費預算是否合理;

　　(3)是否由采購人員以外的人員定期與供貨單位進行對賬，核對采購及欠款情況;

　　(4)物資采購的過程中對給予折扣的經營者，是否明示并如實入賬，是否存在暗扣情況，收取的回扣收入是否納入單位統一核算與管理。

　　(四)物資采購的信息與溝通

　　1、重大決策是否形成會議記錄，會議記錄是否完整;

　　2、各項制度及簽訂的各項協議是否裝訂成冊，是否根據情況變化及時進行修訂，相關制度是否按規定公開;

　　3、是否建立物質采購信息管理系統，信息錄入流程是否清晰，是否投入充分的資源來支持對信息系統的開發和修改，修改是否得到授權，對有關信息的接觸是否制訂了限制規定;

　　4、采購系統是否定期生成報告對報告信息與其它信息(比如財務信息等)存在的差異是否及時妥善處理，是否將調查結果向管理層提交，是否及時妥善處理管理層反饋意見;是否按規定程序進行信息公開;

　　5、有無通暢的例外情況報告渠道，員工的反饋以及供貨商的投訴渠道是否暢通，員工是否能在信息暢通的環境下有效履行職責。

　　(五)物資采購的監督

　　1、是否建立適當管理程序保證物資采購控制的運行;是否定期或不定期評估運行效果;并對運行的效果進行評估;評估的內容是否全面、充分并突出重點，評估的目標是否著眼于內容控制體系的健全、有效;

　　2、是否根據評估結果對相關內容加以改進，并對改進的內容進一步評估，在評估的基礎上進一步改進，形成一種良性循環機制;

　　3、是否對相關部門的檢查處理意見及時落實到位;

　　4、是否對建立物質采購流程持續監督機制，是否定期向管理層匯報監督情況，是否定期對監督機制進行評估更新;采購程序稽核和監督人員是否獨立。

　　第五十一條 物資采購內部控制審計主要采用觀察作業現場、詢問相關人員、審閱物資采購檔案、審查物資采購經費收支會計資料、研究分析物資采購管理制度、對物資采購流程進行穿行測試等方法對內部控制進行了解和測試。

　　第五十二條 通過對物資采購內部控制的了解、記錄和對物資采購內部控制的多項測試后，審計人員應在審計報告中對物資采購內部控制設計的健全性和是否有效運行作出評價，說明內部控制薄弱環節及風險因素，并提出改進措施。