內部審計實務指南第2號——物資采購審計

　　第十二條 采購申報價格審計。采購申報價格審計是對采購價格申報內容的完整性、價格標準確定的合理性和申報程序的規范性等方面所進行的審計。

　　(一)應獲取的相關資料。包括組織的物資價格制定政策、物資采購價格申報單、價格標準、物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息和業務流程再造信息等。

　　(二)應關注的風險領域。包括價格標準失控、價格信息系統無效和低效、采購效率降低、價格審查形式化、價格組成內容單一化和串通作弊風險等。

　　(三)審計內容

　　1.《價格申報單》填列的完整性。采購部門應在比質比價的基礎上，初步確定物資采購意向，填制《價格申報單》，經采購部門負責人簽章后，送交價格信息部門進行價格核定。內部審計人員應審查《價格申報單》是否包括物資品名、規格、型號、數量、單價、金額、使用部門、技術要求、供貨單位、貨比三家情況等欄目。

　　2.價格標準確定的合理性。主要內容包括：

　　(1)審查價格信息收集渠道的廣泛性和使用的有效性?？晒┎捎玫膬r格收集渠道有網絡、報刊、雜志、電視、廣播、行業公報、供貨商提供和競爭對手披露等。內部審計人員應審查采購部門和價格信息部門是否充分利用了各種價格來源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫;對于獲取的各種信息源，是否按照本組織的物資種類進行了適當分類以提高檢索能力，發揮信息使用效率;是否在各部門之間進行了信息共享。

　　(2)審查價格信息資料收集的準確性和及時性。審查價格來源渠道是否正規，是否根據環境的變化適時地更換價格信息，能否綜合各種信息源較準確地預測未來的價格變化趨勢，為組織實施戰略物資管理提供價格導向。

　　(3)審查價格標準確定方法的適當性和計算結果的正確性。物資采購價格標準的確定方法有：分別詢價法、交叉詢價法、調查法、信息資料查詢法、歷史資料評價法、測算法、專家評估輔助法、集中詢價法、公開招標法、提供佐證法、限價法。

　　(4)審查價格標準構成內容的全面性。物資采購價格包括采購物資的買價、運雜費、保險費、途中損耗、入庫前的整理挑選費用、大宗材料的市內運輸費、采購資金利息和其他相關費用。其中買價和運費是物資采購價格的主要影響因素。

　　3.采購申報價的合理性。主要內容包括：

　　(1)審查是否根據不同的物資采購方式確定申報價;

　　(2)審查申報單中所列物資品種是否在采購計劃范圍內，是否列入采購預算;

　　(3)審查采購申報價有無高估虛報問題;

　　(4)審查采購申報價的構成是否齊全，是否進行了綜合比價;

　　(5)審查采購部門有無隨意壓價而忽視物資質量的現象;

　　(6)對于重復購置的物資，審查申報價是否超過最高限價，最高限價有無根據市場價格變動及時進行相應調整;

　　(7)審查采購部門是否進行比質比價。

　　4.申報價格核定程序的規范性。審查價格信息部門是否根據確定的價格標準，在測算評估、對比分析的基礎上，確定采購部門報價和相關費用的合理性和公允性，并提出核定意見。對違反規定或報價不合理的，價格信息部門具有否決權，提出重新詢價的建議或者核定一個最高控制價格。采購部門應參照核定意見，在核定的價格控制標準范圍內進行采購。

　　(四)審計方法。采購申報價格審計主要采用價格比較法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、重點審計法和簡單審計法等方法。

　　第十三條 采購合同審計。采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。

　　(一)應獲取的相關資料。包括合同法、組織內部有關合同制度、合同正文和副本以及供貨商資料等。

　　(二)應關注的風險領域。包括盲目簽定采購合同風險、合同無效風險、合同條款不利風險、合同違約風險和合同檔案管理混亂風險等。

　　(三)審計內容

　　1.采購合同簽訂的合規合法性。主要內容包括：

　　(1)審查供貨商是否具有簽約資格。

　　(2)審查合同的簽定程序是否合規。合同的簽定需經市場調查、業務洽談、合同起草、合同評審、合同執行以及合同變更、解除或終止等過程。內部審計人員應審查在市場調查階段是否按“貨比三家”的原則進行市場調查，是否取得了供貨商完整的檔案資料以確認供貨商的信譽和履約能力，必要時是否對供貨商進行現場考察;參與業務洽談的代表的業務能力和技術水平是否具備，是否由兩人以上參與談判;合同起草是否使用了正規的合同版本;草簽的合同是否經過組織法律部門、財會部門評審;是否根據組織授權要求報經有關領導審批，有無履行分級授權審批手續;是否辦理了必要的公證手續;合同變更、解除或終止的理由是否充分，是否簽署了書面變更協議并履行了審批手續，對于發現的將嚴重損害組織利益的已簽署合同，是否及時采取了糾正措施。

　　2.采購合同條款的完備性和合同內容的合法性。采購合同應包含如下基本內容：合同標的;數量和質量;價格和結算方式;運輸方式;履約期限、地點和方式;違約責任等。內部審計人員首先應審查合同中是否包含上述內容，有關規定是否明確、具體。其次，應審查簽約雙方的權利和義務是否明確并具有對等性。再次，應審查確定有無利用合同從事非法行為的可能性。最后，應審查合同條款規定是否為組織爭取到最大的財務利益，如充分考慮付款條件和資金優勢，選擇合理的貨款支付方式等。

　　3.采購合同的執行結果。審查合同內容是否得到全面、嚴格地履行;審查有無合同違約、違約的原因及違約處理結果，如對方違約，是否及時組織索賠。如本方違約，責任人是否向分管領導提交書面報告，經審批后辦理賠償手續，并追究相關責任;協商不成的合同糾紛是否及時上報上級領導和法律部門，通過申請仲裁或向人民法院起訴解決合同糾紛。

　　4.審查合同的管理是否規范。主要內容包括：

　　(1)審查組織有無設置專門的合同管理機構，合同管理人員是否具備相應資格，合同管理制度是否完善，有無重大合同變更的應對防范措施。

　　(2)審查合同的歸檔和保管是否完整。審查合同是否按序編號;臺帳登記是否清晰完整;支持性文件是否齊全，是否包括采購合同正本、合同補充協議、技術協議、采購訂單、合同評審表及其它合同附件。

　　(四)審計方法。采購合同審計主要采用檢查法、函證法、詢問法和重點審計法等方法。

　　第十四條 物資采購計劃執行情況審計。物資采購計劃執行情況審計是指在采購物資運達組織后，對物資驗收、入庫、計量、價格和貨款支付等業務執行的適當性、合法性和有效性等所進行的審查和評價。

　　(一)應獲取的相關資料。包括物資采購申請單、采購計劃、采購合同、價格申報單、采購發票、運費單、檢驗報告單、入庫單、退貨單、付款憑單、轉賬憑證、應付賬款明細賬、材料采購明細賬和對賬單等。

　　(二)應關注的風險領域。包括采購方式和供貨商改變、價格失控、質量檢驗失控、計量不實、保管低效、票據失真、付款提前或滯后、付款不實和違規結算風險等。

　　(三)審計內容

　　1.采購方式執行情況審計。審查采購部門是否按照采購計劃、采購申報單確定的采購方式和供貨商進行采購。如物資采購執行的是定點供貨制度，內部審計人員應取得《物資定點供貨目錄》作為審計標準，據以確定采購部門是否在合格供貨商目錄中選擇供貨商，如有改變，其改變的原因和批準手續是否合理。對于發現的供貨商供貨問題，采購人員是否及時填寫《供貨商供貨問題信息反饋單》交價格信息部門，價格信息部門是否及時發出《糾正/預防措施通知單》，限期整改并追蹤整改結果;整改無效者，是否暫停其供貨或取消合格供貨商資格。

　　2.質量控制執行情況審計。主要內容包括：

　　(1)審查是否設置獨立的質量檢驗部門組織物資驗收，有無采取適當措施防止采購人員、質檢人員與保管人員串通舞弊;

　　(2)審查物資驗收是否根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行;

　　(3)審查物資驗收是否簽署順序編號的驗收報告;

　　(4)審查超過采購合同的進貨數量和提前到貨的采購是否經過適當批準;

　　(5)審查短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明了原因，有無根據不同情況及時組織索賠，是否每月編制退貨報告，以供采購和質檢部門進行審查、分析和考核供貨商表現等;

　　(6)審查對逾期未交貨者，有無按合同規定給予罰款或沒收違約金;

　　(7)審查對大型或數額較大的物資采購，有無取得供貨商合格的檢驗證明，合同中是否規定了必要的質保內容;物資驗收是否嚴格，有無存在由于驗收不嚴造成以次充好、以劣充優、不合格物資入庫等問題。

　　3.計量執行情況審計。主要內容包括：

　　(1)審查計量器具。包括：計量器具是否經過國家法定檢驗機構的檢驗并出具了書面證明;內部計量部門是否定期檢查和校對計量器具;計量器具的操作是否正確合規;抽查計量記錄并核對實物數量，驗證計量的準確性。

　　(2)審查采購物資途中損耗。包括：是否制訂了合理的路耗標準;實際損耗是否控制在標準范圍之內;損耗的處理是否合理。

　　(3)審查質量檢驗對計量結果的影響。對于化工、石油、煤炭、礦山等行業的物資采購，應注意審查是否運用質量檢驗結果對采購物資的數量進行適當的調整。

　　4.價格執行情況審計。主要內容包括：

　　(1)審查物資采購是否按批準價格執行。審查發票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的價格是否與價格申報單、采購計劃、采購合同一致，價格的變動是否經過核準。

　　(2)審查運費的組成和數額是否合理。應根據確定的運費價格標準審查物資采購運費，保證實際運費控制在標準范圍之內。包括：運輸方式的選擇、運輸里程的確定、運輸商的選擇、運價組成等。

　　5.倉儲保管情況審計。主要內容包括：

　　(1)審查倉庫的位置與內部空間的布置。審查倉庫位置的設置是否有利于組織內物資流動的經濟性、合理性;倉庫內部空間的布置是否有利于利用倉庫的有效面積和提高倉庫的作業效率。

　　(2)審查倉庫面積利用率。通過計算和比較“倉庫面積利用率”指標，確定倉庫利用效率高低和利用潛力的大小。

　　(3)審查倉庫存放保管工作。物資是否按分區及編號有序排放;物資包裝、標示是否符合規范;易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放;庫房防火、防盜、防潮等措施是否到位。

　　(4)審查物資保管賬卡檔案是否建立健全并定期與相關資料、賬簿核對。

　　(5)審查物資分類保管情況。審查物資保管是否按照物資的重要程度、消耗數量、價值大小等區別對待，實施ABC分類管理法。

　　(6)審查物資儲備定額制定是否合理。審查物資最高儲備、經常儲備、保險儲備和季節性儲備等定額是否經濟合理，是否做到既滿足生產需要，又最大限度地壓縮庫存。

　　6.采購票據審計。主要內容包括：

　　(1)審查物資采購的票據是否齊全，是否按照采購業務發生的先后順序編號。

　　(2)審查各種票據載明的采購數量、單價、金額、品種、規格、產地、型號等是否真實，數量、單價、金額等計算是否正確，各種票據相關內容是否一致。

　　(3)審查票據的填寫是否合規，手續是否齊全，來源渠道是否正規，保管、領用和注銷措施是否完善，傳遞程序是否合規等。

　　7.采購負債確認及付款執行情況審計。主要內容包括：

　　(1)審查負債的確認是否正確。審查采購部門是否在物資采購申請單、驗收單、供貨商發票等核對無誤的基礎上出具付款申請單，并及時通知財會部門;財會部門是否在進一步審核的基礎上，編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬，確認負債。

　　(2)審查應付賬款的登記是否正確。審查應付賬款登記和管理是否由獨立于請購、采購、驗收、付款以外的職員執行;是否根據不同供貨商設置明細賬進行明細分類核算;是否根據審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄，有無遺漏、隱瞞負債情況;是否定期將應付賬款明細賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對，與應付賬款總賬相核對，與采購部門臺賬相核對，對存在的差異是否及時妥善處理;對享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應付賬款，以防止在付款時貪污折扣。

　　(3)審查付款處理是否合規。審查付款是否符合資金結算制度的要求;付款是否在會計人員審核的基礎上，經過授權人審批;是否按確定的付款方式付給指定的收款人;核實付款金額和收款人是否正確;有無使用空白支票;已付貨款是否在發票上加蓋“付訖”戳記等。

　　(4)審查預付賬款處理是否合規。審查預付賬款是否經過申請、審批;收到采購物資后，是否根據供應商發票及時沖減預付賬款;是否與供貨商定期對賬。

　　(5)審查應付賬款余額的整體合理性。審查財會部門是否定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發票未到情況匯總表;是否每月計算主要業績指標據以監控應付賬款狀況;采用分析性復核方法，通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關比率和相關費用賬戶金額，確定應付賬款有無異常變動。

　　(四)審計方法。物資采購計劃執行情況審計可以采用檢查法、復核法、分析法、復算法、盤點法、鑒證法、抽樣法、觀察法、函詢法和詢問法等方法。