內部審計實務指南第2號——物資采購審計

　　第二章 物資采購前期審計

　　第九條 物資采購前期審計是從制定年度審計計劃開始到具體實施物資采購審計程序之前對各項審計工作作出的安排。其基本過程包括：

　　(一)編制年度審計計劃，確定審計對象。內部審計人員應綜合考慮以下各種因素：

　　1.重要性。選擇采購數量較大、采購次數頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質量問題突出、長期積壓或短缺、在ABC分類管理法下的A類和B類物資、群眾反映普遍、領導關注、內部控制薄弱和出現錯弊概率較高的部門、環節或物資類別等。

　　2.物資采購方案、內部控制的重大變化。內部審計應根據外部環境和內部條件的變化，適時審查新的物資采購方案和內部控制的適當性、合法性和有效性，將其列入審計計劃。

　　3.改進空間。根據成本效益原則，內部審計人員應將工作改進空間較大、在增值性方面有潛力的物資采購部門、環節或物資類別確定為審計項目。

　　4.審計資源。

　　5.風險因素。風險因素可能來自組織內部或外部。組織規模、經濟業務性質、賬戶余額大小、出現錯弊概率、物價變動幅度、技術變化速度、管理人員素質和能力、業務量大小等都是潛在的風險因素。一般而言，風險大的項目應優先作出審計安排。

　　(二)獲取與研究相關資料，制定項目審計計劃和審計方案。相關資料包括：

　　1、物資采購目標和計劃;

　　2、前期物資采購審計工作底稿;

　　3、組織資料，例如組織結構圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的組織系統變化等;

　　4、財務會計資料;

　　5、相關制度規定，例如采購政策、采購程序制度、授權審批制度、供貨商管理制度、財產接觸制度、合同或協議簽定制度、憑證管理制度和定價策略等;

　　6、外部信息資料，例如同行業相關資料、物價水平和變化幅度、技術變化程度和供貨商資料等;

　　7、法律性文件。

　　內部審計人員應通過審閱資料、咨詢技術專家、進行分析性復核、現場觀察物資采購流程、詢問等方法，研究相關背景資料，初步評價重要性和審計風險，進而制定適合本組織實際情況的物資采購項目審計計劃及審計方案。經適當管理層批準后，向被審計單位發出物資采購審計通知書。

　　(三)審查、評價內部控制。物資采購內部控制包括控制環境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監督五個要素。

　　1、采購控制環境。采購控制環境包括以下內容：董事會成員的知識和經驗豐富程度、獨立性地位、獨立董事所占比例、審計委員會的設置情況;管理者對待物資采購內部控制的重視程度、采取的經營理念和管理模式;企業文化所塑造的員工基本信念、價值觀念、思維和行為方式;組織結構的適當性、權責劃分的明確性、獎懲的分明性、崗位設置的合理性、人員素質的適當性;組織人力資源政策的適當性等。

　　2、采購風險管理。采購風險管理包括物資采購風險識別、風險評估和風險應對策略。風險識別包括檢查外部因素(如競爭、技術和經濟變化等)和內部因素(如員工素質、組織活動性質、信息系統處理特點等);風險評估包括估計風險的嚴重程度、評價風險發生的可能性;風險應對策略包括根據風險評估結果作出的回避、接受、降低或分擔等風險應對措施等。

　　3、采購控制活動。物資采購控制活動包括以下內容：業務授權、職責分離、質量驗收控制、物資采購招標控制、憑證和記錄控制、資產接觸和記錄使用控制、獨立檢查、物價信息控制。

　　4、采購信息與溝通。物資采購相關信息除了涉及財務信息外，還涉及非財務信息，如物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息、業務流程再造信息等。信息溝通方式包括政策手冊、財務報告手冊、備查簿、口頭交流、例外情況報告和管理事例等。

　　5、采購監督。采取的方式包括物資采購內部控制自我評估、內部審計報告、內部控制例外情況報告、操作人員反饋以及顧客投訴等。

　　物資采購內部控制審計可通過設置采購內部控制調查表等方式進行深入調查、了解和測試，并形成審計工作底稿。物資采購內部控制調查表格式如表2-1所示。

　　        表2-1                             物資采購內部控制調查表