內部審計實務指南第2號——物資采購審計

　　第三章 物資采購過程審計

　　第十條 物資采購過程審計是根據采購內部控制評審結果，確定采購計劃、價格、合同、執行等方面的測試范圍、重點和方法，以收集審計證據。

　　第十一條 采購計劃審計。采購計劃審計是對采購計劃中所列物資價格、數量、質量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性等進行的審計。

　　(一)應獲取的相關資料。包括采購政策、采購計劃、物資儲備定額補庫計劃、銷售計劃、產品產量計劃、技術措施計劃、生產作業計劃、在制品期初存量和期末預計存量、新產品試制計劃、物資工藝消耗定額、生產設備大中小修理計劃、技術改造計劃和物資價格供應狀況等。

　　(二)應關注的風險領域。包括采購計劃程序失控、采購計劃依據不當、采購計劃分解不到位、采購計劃執行不徹底、采購計劃與其他計劃不協調等。

　　(三)審計內容

　　1.采購計劃編制依據的可靠性。內部審計人員應審查采購計劃的編制是否依據經過批準的物資采購申請單，在MRP環境下，采購計劃的編制是否依據主生產計劃、主產品結構文件、庫存文件和各種零部件的生產時間或訂貨時間精確計算;采購計劃是否與生產計劃、銷售計劃、物資庫存控制計劃和資金供應計劃等相協調;是否符合組織的存貨政策、采購政策和資金管理政策。

　　2.采購計劃審批程序的合規性。審查各物資使用部門是否根據本期生產計劃和物資消耗定額確定物資實際需要量，據以填具物資采購申請單;物資管理部門是否每月根據物資實際庫存和儲備需要填具物資儲備定額補庫計劃表，提交補庫申請單;各部門負責人是否按職責分工和授權范圍對提交的采購申請單進行分類初審、對口把關;計劃部門有無會同物資管理部門核實物資庫存;最終下達的《月份物資采購計劃》有無報經組織分管領導審批;對不符合規定的采購申請，有無要求請購部門或人員調整采購內容或拒絕批準;重要的和技術性較強的物資采購，是否執行特別授權審批程序，是否組織專家進行論證，實行集體決策和審批;對生產急需和突發性的緊急物資采購，是否以適當形式事先通知價格信息部門，并于規定時日內補齊辦妥有關手續。在過程參與式物資采購審計模式下，采購計劃在報經組織分管領導審批前，可首先提交內部審計人員審核。

　　3.采購計劃所列價格的合理性。對于重復購置的物資，如價格未發生變化，則以上次成交價格為依據，將高出確定標準的計劃價作為重點審計對象;如價格已發生變化，應掌握最新市場公允價作為審計標準。審計物資采購計劃價格時，應將新購物資作為審計的重點。當產品降價時，基于價值鏈管理的思想，應考慮供貨商有無對供應物資協同降價的可能。在過程參與式物資采購審計模式下，經內部審計人員審核后的物資采購計劃價格的處理有兩種方式，一種是只作為編制采購計劃和內部經濟核算的價格依據，而不作為實際采購時的價格控制標準，實際采購之前采購部門需重新報送《價格申報單》;另一種是在編制采購計劃之前，采購部門需事先提報《價格申報單》，經審查后作為編制采購計劃的依據，并同時作為實際采購時的價格控制標準。

　　4.采購計劃所列物資數量的合理性。審查計劃部門對申請單是否做了最有效的歸類;物資采購數量是否考慮了經濟批量;是否與生產計劃和物資庫存相適應。

　　5.采購方式選擇的合理性。物資的取得方式有定點進貨和非定點進貨，具體包括市場選購、電子商務采購、招標采購、委托加工、互惠購買、融資租賃和企業自制等方式。內部審計人員應審查采購方式的確定是否綜合考慮了下列因素：現有資源的充分利用、物資的重要性程度、資金的貼現幅度、供貨商的信譽和各種價格構成要素等。采用招標方式，應具體審查如下內容：

　　(1)監督招標過程和招標標準是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，確定在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規定程序、私自與供貨商串通、泄露招標信息等情況。

　　(2)審查有關招標文書的內容是否完整、嚴密，有關條款規定是否得到切實遵守。

　　(3)監督招標方式的選擇是否合理。采用公開招標方式的，審查對外發布的招標信息是否全面、準確，發布范圍是否具有廣泛性，參與招標的投標人是否合格;采用邀請招標的，審查接受邀請的投標單位是否具有良好信譽、資質和財務狀況，是否邀請至少三個以上投標人參加;采用議標采購方式的，審查所采購的物資是否確實沒有供方投標、沒有合格投標者、因技術復雜或性質特殊不能詳細確定規格或具體要求、采用招標所需時間不能滿足各組織緊急需要、不能預先計算出價格等，參加議標的單位是否在兩家以上。

　　(4)審查招標采購的價格是否合理。復驗標底價格，對編制標底的工作底稿所載明的物資數量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算;審查最高采購限價的合理性和公允性;對于不能編制標底的招標物資或采用議標方式招標的，可根據市場行情對標的進行合理的價位判斷。

　　6.供貨商選擇的合理性

　　根據供貨商與組織的業務穩定性，供貨商區分為定點供貨商和非定點供貨商。內部審計人員應重點審查組織對定點供貨商選擇的合理性，包括供貨商選擇評價程序是否規范;有無明確的供貨商選擇目標和評價標準;有無建立供貨商評價小組，小組人員組成是否合理;有無完整、真實的供貨商資料;供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式;是否經集體決策進行供貨商優選并形成供貨商名單;是否根據供貨商和本組織的實際情況采用實地考察、書面調查、樣品檢驗或試用的方式確定供貨商;有無過度依賴特定供貨商，是否設立了備選供貨商團隊;有無對供貨商檔案進行規范管理，建立《合格供貨方目錄》，定期組織對供貨商調查和復審;修改供貨商檔案是否經過特定授權并進行有效信息溝通等。

　　(四)審計方法。采購計劃審計主要采用分析法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、全面審計法、簡單審計法和重點審計法等方法。

　　源頭審計法是始終把握問題的根源而不被表象所左右。如一般物資采購的公允價格信息源是市場，在招標采購審計中，內部審計人員不僅要審查是否履行了規范的招標程序，還應關注招標與市場價的差異，關注結算價與中標價之間的差異，關注中標人的實質性運作。

　　全面審計法是對物資采購涉及到的每一個環節、每一項資料和資料的每一個方面進行全面審計的一種方法。優點是細致、審核質量高，缺點是效率低、成本高。

　　簡單審計法是在審計力量不足或者有特殊要求時，僅針對物資采購價格或者物資采購的其他某一方面實施審計的方法。

　　重點審計法是針對重點物資(如采購數量大、單價高)、敏感性物資、問題較多物資的采購進行重點審查。