類 別：內控政策文 號：煤審綜字[1998]第10號頒發日期：1997-02-20
地 區：全國行 業：制造業時效性：有效
第一條 為了加強煤炭內部審計檔案工作，充分發揮審計檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和審計署《審計機關審計檔案工作的規定》、煤炭工業部《煤炭行業內部審計工作規定》，制定本規定。
第二條 本規定所稱審計檔案，是指煤炭內部審計機構在進行審計監督或審計調查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
審計檔案是企事業單位檔案的重要組成部分。
第三條 本規定所稱審計檔案工作，是指煤炭內部審計機構對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編研、統計、鑒定和移交，以及對下級煤炭內部審計機構審計檔案管理工作的指導和監督。
第四條 審計署駐煤炭部審計局對全國煤炭內部審計的檔案工作進行指導和監督；下級煤炭內部審計機構的審計檔案工作，接受同級檔案管理部門和上級煤炭內部審計機構的指導和監督。
第五條 煤炭內部審計機構應當設立專職或兼職檔案管理人員。
第六條 煤炭內部審計機構和專兼職檔案人員的職責是：
（一）認真貫徹執行國家關于審計檔案管理工作的法規，依法建立本單位的審計檔案管理工作規章、制度；
（二）組織、監督本單位有關審計人員審計文件材料的立卷和歸檔工作；
（三）按照國家有關規定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統計工作，如期移交應由同級檔案部門保管的審計檔案，為審計工作服務；
（四）對下級煤炭內部審計機構的審計檔案管理工作進行指導和監督，有計劃地開展檢查、總結、培訓、研究等活動。
第七條 審計檔案的建立實行誰審計誰立卷、審結卷成、定期歸檔的責任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。
第八條 應當歸入審計檔案的文件材料是：
（一）審計通知書、審計意見書、審計決定、審計建議書、移送處理書等審計公文；
（二）審計證據、審計工作底稿、審計報告及審計報告征求意見書；
（三）審計工作方案、審定審計報告的會議紀要、檢查審計決定執行情況的記錄等文件材料；
（四）有關審計項目的請示、報告、批復、批示、問函、復函等文件材料；
（五）與具體審計項目有關的群眾來信、來訪記錄等舉報材料；
（六）其它應歸入審計檔案的文件材料。
第九條 不歸入審計檔案的文件材料是：
（一）與具體審計項目無關的行政文書及審計綜合管理文書；
（二）未用作審計依據，或未經核實的證明性材料；
（三）審計所依據的法規、政策文件中的無關條款及其他參考材料；
（四）未經領導審簽的文電草稿；
（五）其他不應歸入審計檔案的文件材料。
第十條 審計文件材料按項目立卷。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，不得將幾個審計項目的文件材料合并立為一個卷。
跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷。
第十一條 審計案卷內文件材料一般應以結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料三個單元為序進行排列。
結論性文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度的方法進行排列；
證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序，對審計證據、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規依據進行排列；
立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。
第十二條 審計案卷內每份或每組文件之間的排列規則是：
（一）正件在前，附件在后；
（二）定稿在前，修改稿在后；
（三）批復在前，請示在后；
（四）批示在前，報告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；
（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。
第十三條 審計項目一經實施，立卷責任人即應及時收集本項目的文件材料；審計終結時，立卷責任人應對本審計項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規則進行組卷。經審計組組長和內部審計負責人復查后，依照有關規定進行案卷的編目和裝訂。
第十四條 審計文件材料的歸檔，應堅持以審計項目案卷為單位進行交接。歸檔時間不得遲于該審計項目結束后的3個月。
第十五條 審計檔案的鑒定，應當依據有關審計檔案保管期限的規定進行。審計檔案的保管期限應當按照項目審計案卷的保存價值確定，分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年及其以下）三種。
第十六條 審計檔案在劃定保管期限的基礎上，可以采用“年度----組織機構”或“年度----審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應當統一，前后保持一致，不可任意變動。
第十七條 審計檔案的密級及其保密期限，按卷內文件的最高密級確定，并按有關規定作出標識。
第十八條 煤炭內部審計機構應當按照國家有關規定配備必要的設備，建立、健全檔案保管制度，定期對尚未移交檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的安全。
第十九條 積極開展審計檔案的利用工作，根據需要編制適用的檢索工具和參考材料，做到迅速、準確地查找和利用案卷。
第二十條 借閱審計檔案，一般應當限定在本單位審計機構內部。凡需將審計檔案借出或要求出具審計檔案證明的，應經內部審計機構負責人審批。
第二十一條 各級煤炭內部審計機構向檔案部門移交審計檔案的范圍和年限，按國家和本單位檔案管理部門有關規定執行。
第二十二條 本規定由煤炭工業部審計局負責解釋。
第二十三條 本規定自1998年1月1日起施行。
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