類 別：內控政策文 號：煤審綜字[1998]第8號頒發日期：1997-02-20
地 區：全國行 業：制造業時效性：有效
第一條 為了規范煤炭內部審計機構的公文處理工作，保證審計工作質量，根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》和審計署《審計機關公文處理的規定》，制定本規定。
第二條 本規定所稱煤炭內部審計機構公文，是指煤炭內部審計機構在審計工作中形成或為所在單位代擬的具有管理、約束效力和規范體式的公務文書。
第三條 本規定所稱公文處理，是指審計業務公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔或為本單位代擬公文等工作。
第四條 煤炭內部審計機構應當設立公文處理的管理部門或設置專兼職公文處理人員，負責本機構并指導下一級審計機構的公文處理工作。
第五條 公文處理工作必須嚴格執行國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》和審計署《審計機關公文處理的規定》，做到及時、準確、安全。
第六條 煤炭內部審計機構的公文種類主要包括：
（一）通用公文種類
1、決定 適用于對審計重要事項或重大行動做出安排。
2、指示適用于對所屬單位布置審計工作，闡明審計工作活動的指導原則。
3、通知 適用于批轉所屬單位的審計公文，轉發審計機關和上級內部審計機構的公文；發布規章；傳達要求所屬單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。
4、通報 適用于表彰審計工作先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
5、報告 適用于向上一級內部審計機構匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復審計機關和上一級內部審計機構的詢問。
6、請示 適用于向上一級內部審計機構請求指示、批準。
7、批復 適用于答復所屬單位有關審計工作的請示事項。
8、函 適用于不相隸屬機關之間相互商洽有關審計工作、詢問和答復問題。
9、會議紀要 適用于記載和傳達審計會議情況和議定審計事項。
（二）審計業務公文種類
1、審計通知 適用于煤炭內部審計機構在實施審計前向被審計單位通知有關實施審計的事項。
2、審計意見 適用于煤炭內部審計機構審定審計報告，報經單位行政主要負責人批準以后，對審計事項做出評價和向被審計單位提出改進管理的意見。
3、審計決定 適用于對被審計單位違反國家規定的財務收支行為給予處理和處罰的決定。
4、審計建議 適用于煤炭內部審計機構建議單位內部有關部門糾正其所制定的與國家法律、行政法規相抵觸的財務收支規定；建議對被審計單位違反國家規定的財務收支行為給予處理、處罰；建議對違反《煤炭內部審計工作暫行規定》和財經法規負有直接責任的主管人員和其他責任人員給予行政處分。
5、移送處理函 適用于煤炭內部審計機構提請所在單位黨的紀律檢查和行政監察部門對被審計單位、有關單位和有關人員違反法律、法規，構成犯罪的行為，進行進一步調查處理，依法追究責任。
第七條 公文一般由發文機關、秘密等級、份數序號、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、機關內分送、印發機關和時間、份數等部分組成。
第八條 文字從左至右橫寫、橫排。文件標題用2號宋體，正文一般用3號仿宋體。每頁排印19行，每行25個字。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。
第九條 公文中凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，均應使用阿拉伯數字。遇有特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統一。
（一）年份不能簡寫，如，1997年不能寫作97年，1990－1997年不能寫作1990－97年；星期幾一律用漢字，如星期六。
（二）一個數值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現在一組表示科學計量和具有統計意義的數字中的一位數可以用漢字，如一個人、三本書、四種產品、六種意見等；4位和4位以上的數字，采用國際上通行的三位分節法。節與節之間空半個阿拉伯數字的位置，也可以不分節；5位數以上的數字，尾數零多的，可改寫以萬、億作單位的數。一般情況下，不得以十、百、千、十萬、百萬等作單位（法定計量單位中的詞頭不在此列）；一個用阿拉伯數字書寫的多位數不能移行。
（三）數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞句可以使用漢字；鄰近的兩個數字并列連用，表示概數的可以使用漢字，但連用的兩個數字之間不應用頓號隔開。
第十條 公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）；也可以采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側裝訂。
第十一條 煤炭內部審計機構公文文頭紙格式參照審計署統一格式制訂。
審計報告和審計報告征求意見書、審計文書送達回證、審計工作底稿用紙等按審計業務用紙管理。
第十二條 下級煤炭內部審計機構應按規定向上級煤炭內部審計機構報送文件，不得多頭或直接向上級煤炭內部審計機構內設業務部門報送文件。
第十三條 “請示”應當一文一事，不得越級、多頭主送和抄送下級機關；情況特殊，確需越級請示的，應當抄送被越過的上級機關。除領導人直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。
上報的請示，應當在首頁注明簽發人姓名。
第十四條 “報告”中不得夾帶請示事項。
第十五條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十六條 通過計算機遠程站發送的電子公文，經密碼確認后，其載體視同紙質公文處理。利用計算機遠程站傳輸秘密公文，必須采用加密裝置；絕密公文不得用計算機傳輸。不得通過未加密的傳真機傳送國家秘密、工作秘密和商業秘密。
第十七條 對交有關部門辦理的公文，煤炭內部審計機構應當提出辦理時限，并負責催辦、查辦。承辦部門應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。
凡涉及其他部門的問題，應當主動與有關部門協商、會簽。對不屬于本部門職權范圍或不宜由本部門辦理的公文，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。
第十八條 公文文稿在送單位領導人簽發之前，必須經內部審計機構負責人進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合規定。未經內部審計機構負責人審核的文稿，不得送所在單位文秘部門辦理或送單位領導人簽發。
第十九條 以內部審計機構名義發出的審計公文由內部審計機構負責人簽發；以單位名義發出的內部審計公文由本單位主管審計工作領導簽發。簽發公文，主批人應當在簽發欄明確簽署意見，并寫上姓名和簽發日期。其他負責人圈閱公文文稿，應當視為同意。
第二十條 對已簽發的公文文稿，不得擅自改動。如發現有疑義，必須作改動的，提出改動意見和說明，經原簽發領導人同意，并在原稿改動處加蓋“簽發后改動”印章。
第二十一條 印章要指定專人管理，嚴格按簽批手續用印。
第二十二條 發出公文應當登記、套封，要認真核對。審計業務公文必須按照法定程序，在法定時效內送達有關單位和個人，并要求對方在“審計文書送達回證”上簽收。
第二十三條 公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
第二十四條 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和主管領導人批準，由專人在指定地點監銷。
第二十五條 審計業務公文和審計業務用紙具體格式按照審計署駐煤炭工業部審計局統一格式制訂。
第二十六條 本規定由煤炭工業部審計局負責解釋。
第二十七條 本規定自1998年1月1日起施行。
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