第一章 總則

    第一條 為使全省各級行政機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號），結合我省實際，制定本辦法。

    第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

    第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

    第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

    第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

    第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守《國家行政機關公文處理辦法》和本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

    第七條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

    第八條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

    第二章 公文種類

    第九條 行政機關的公文種類主要有：

    （一）命令（令）

    適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

    （二）決定

    適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

    （三）公告

    適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

    （四）通告

    適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

    （五）通知

    適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

    （六）通報

    適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

    （七）議案

    適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

    （八）報告

    適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

    （九）請示

    適用于向上級機關請求指示、批準。

    （十）批復

    適用于答復下級機關的請示事項。

    （十一）意見

    適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

    （十二）函

    適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

    （十三）會議紀要

    適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

    第三章 公文格式

    第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

    （一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

    （二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    （三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

    行政機關聯合行文，主辦機關排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。聯合行文機關不宜過多，必須保證公文首頁顯示正文。

    （四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。行政機關聯合行文，只標明主辦機關發文字號。行政機關與其他機關聯合行文，原則上應使用排列在前機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標明一個機關的發文字號。

    （五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話，聯系人一般為本機關經辦單位負責人。

    （六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

    （七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

    （八）公文如有附件，應當在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。

    （九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

    （十）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報和下發的公文，發文機關都應當加蓋印章，主辦機關印章排列在前。

    當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當調整行距、字距，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法。

    （十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加圓括號標注。

    （十二）公文應當標注主題詞。上行文應使用上級機關制定的公文主題詞表中的詞目。主題詞標引順序按類別詞、類屬詞、地區、文種的順序排列。

    （十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關按上級機關、平級機關、下級機關順序排列；同一層次的按黨、政、軍、群順序排列，人大、政協、法院、檢察院另起一行排列，民主黨派再另起一行排列。

    （十四）公文印發機關為行政機關的辦公廳（室）或文秘部門。如發文機關未設專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標明發文機關。公文印發日期以公文付印日期為準。

    （十五）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

    第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

    第十二條 公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

    第四章 行文規則

    第十三條 行文應當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協商或者利用現代通信和技術手段等方式解決的事項，不要行文。

    第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。如遇重大事故、突發事件、抗洪搶險等特殊情況，必須越級請示和報告時，應當同時抄送被越過的上級機關。無特殊情況的越級請示，收文機關可以退回呈報單位。

    第十五條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。如需行文，應當報請本級政府批轉或者由本級政府辦公廳（室）轉發。因特殊情況需以政府部門名義向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批準，并在文中注明經政府同意。

    部門內設機構除辦公室外，不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規范性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

    第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

    第十七條 屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門，一般由主辦部門先行審核簽署意見，再送協辦部門依次會簽。

    須經政府審批的事項，經政府審批同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

    第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。下級政府對需要上級政府業務主管部門、同級政府部門對需要其他業務主管部門審批或決定的事項，以及各地區之間需要協商解決的問題，應以函的形式向有關業務主管部門或地區直接行文，不應報上級或本級政府轉辦。

    第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致，或未經本級政府裁決，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

    第二十條 向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

    第二十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

    “報告”中不得夾帶請示事項。對“報告”中夾帶請示事項的公文，收文機關可不予答復。

    第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”；也不得將需要審批的公文以內部簽報、白頭信函等形式報送上級機關和上級機關負責人。

    第二十三條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

    第五章 發文辦理

    第二十四條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

    第二十五條 草擬公文應當做到：

    （一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

    （二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

    （三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

    （四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。擬制秘密公文，應當根據涉密事項，按照有關保密規定確定密級和保密期限。

    （五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

    （六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

    （七）應當使用國家法定計量單位。

    （八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

    （九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

    第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

    主辦部門代上級機關草擬的文稿，需經部門辦公室按本辦法第二十五條的要求進行審核，經部門負責人簽批后以部門名義報上級機關辦公廳（室）審核。不得將代擬文稿直接送領導同志個人或同時送給幾位領導同志簽批。

    如不符合上述要求，上級機關可將代擬文稿退回主辦單位。

    第二十七條 公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和本辦法的規定等。

    第二十八條 以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。聯合行文由主辦機關和協辦機關負責人共同簽發后，由主辦機關印制和發送。

    第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

    經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

    第六章 收文辦理

    第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

    第三十一條 公文一律由機關文秘部門簽收，按辦件、閱件、簡報等進行分類登記，依程序辦理。

    第三十二條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理，是否符合行文規則，內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定，涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽，文種使用、公文格式是否規范。

    第三十三條 經審核，對符合《國家行政機關公文處理辦法》和本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門；緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合《國家行政機關公文處理辦法》和本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

    第三十四條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的部門并說明理由。

    部門之間征求意見或會簽文件時，除主辦部門另有時限要求的外，協辦部門一般應在7個工作日內回復。如因特殊情況不能按期回復，協辦部門應當提前主動與主辦部門溝通并商定回復時限及方式，否則主辦部門可以視其為沒有不同意見，并據此繼續辦理有關公文。

    第三十五條 收到上級機關下發或者交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。

    第三十六條 對上級機關交辦的公文，主辦部門要負責與協辦部門研究辦理，在職權范圍內可以答復、辦理的，應將辦理結果直接答復有關單位并同時抄送交辦單位。公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，主辦部門應將有關部門的意見及理據列明并將有關部門的正式意見或協調會議紀要作為附件，經有關部門主要負責人會簽后，報請上級機關協調或裁定。

    第三十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

    第三十八條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

    第七章 公文歸檔

    第三十九條 公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時將公文正本、原稿、附件及有關材料整理（立卷）、歸檔。

    個人不得保存應當歸檔的公文。

    第四十條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

    第四十一條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

    第四十二條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

    第四十三條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

    第四十四條 擬制、修改和簽批公文，一般使用鋼筆、毛筆、專用簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

    第八章 公文管理

    第四十五條 公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

    第四十六條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

    第四十七條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

    第四十八條 公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

    《湖南政報》刊登的省人民政府規章文本為標準文本，刊登的公文應當視為正式公文依照執行，發文機關可不另行文，只印制少量文本，供存檔備查。

    第四十九條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章，視同正式公文妥善保管。

    復印秘密公文按照有關規定執行。

    第五十條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

    第五十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。

    第五十二條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當嚴格履行登記手續。

    第五十三條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

    工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

    第五十四條 傳遞秘密公文，必須采取相應保密措施，秘密公文往來必須按照秘密等級相對應的原則，嚴禁密電明復、明電密電混用。

    密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

    第九章 附則

    第五十五條 行政規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外事部門的有關規定處理。

    第五十六條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。在有關規定發布之前，各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行辦法。

    第五十七條 各級行政機關的辦公廳（室）對上級機關和本級機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。

    第五十八條 本辦法自2001年8月1日起施行。1996年5月2日省人民政府辦公廳發布施行的《湖南省國家行政機關公文處理實施細則》同時廢止。

    2001年7月10日